Support

❓ FAQ — Questions fréquentes

Les questions les plus posées au support — réponses claires et directes

Installation & Accès
Comment accéder à Anim'Gest si mon serveur est éteint ?+
Vérifiez que Docker Desktop est démarré sur votre PC serveur. Une tâche planifiée (PetSuite_AutoStart) démarre normalement les containers au démarrage de Windows. Si ce n'est pas le cas, ouvrez PowerShell et lancez : Set-Location 'chemin_vers_deploy' puis docker compose up -d.
Puis-je accéder à Anim'Gest depuis l'extérieur de mon réseau ?+
Par défaut, Anim'Gest est accessible uniquement sur votre réseau local. Pour un accès externe, configurez un VPN ou un reverse proxy nginx avec certificat SSL. Contactez le support pour un accompagnement.
Comment créer un accès pour mon assistante ?+
Paramètres → Utilisateurs → + Nouvel utilisateur. Saisissez son email, son rôle (Admin, Praticien, Secrétaire, Lecture seule) et les modules accessibles. Elle reçoit un email d'invitation.
Le logiciel fonctionne-t-il sur iPad ?+
Oui. Anim'Gest est responsive et fonctionne parfaitement sur iPad via Safari ou Chrome. Pour une meilleure expérience, ajoutez le site à votre écran d'accueil.
Facturation
J'ai fait une erreur sur une facture validée, que faire ?+
Une facture validée ne peut pas être modifiée (NF525). Créez un avoir total depuis la fiche facture pour l'annuler, puis créez une nouvelle facture correcte.
Puis-je supprimer un devis ?+
Oui, un devis en statut Brouillon peut être supprimé. Un devis Envoyé ou Accepté ne peut être qu'annulé (statut Annulé). Un devis transformé en facture ne peut plus être modifié.
Comment faire une facture à 0€ (offerte) ?+
Créez une facture normale et mettez les lignes à 0€ ou appliquez une remise de 100%. La facture est numérotée NF525 mais n'appelle aucun règlement.
Mon client veut payer en plusieurs fois, comment gérer ?+
Enregistrez plusieurs règlements partiels sur la même facture. Chaque règlement peut être d'un mode de paiement différent. La facture reste En attente jusqu'à ce que le total soit atteint.
Comment récupérer la TVA sur mes achats ?+
Les factures fournisseurs enregistrées dans Anim'Gest génèrent automatiquement les écritures TVA déductible (compte 445). Ces montants alimentent votre déclaration TVA périodique.
Stock & Achats
Mon stock est négatif, comment corriger ?+
Stock → Articles → [article concerné] → Mouvements → + Entrée manuelle. Saisissez la quantité manquante avec le motif Régularisation. Puis faites un inventaire pour vérifier.
Comment gérer un article que je n'achète plus ?+
Dans la fiche article, changez le statut en Inactif. L'article n'apparaît plus dans les nouvelles commandes mais son historique est conservé.
Un fournisseur m'a livré moins que commandé, que faire ?+
Lors de la réception, saisissez uniquement les quantités réellement reçues. Le bon de commande reste ouvert avec le reliquat. Relancez le fournisseur ou annulez le reliquat si non livrable.
Agenda & Séances
Comment gérer une annulation de dernière minute ?+
Ouvrez la séance → Annuler → saisissez le motif. Si vous avez une politique d'annulation tardive, cochez Facturer l'annulation. Une ligne de facturation est ajoutée automatiquement.
Puis-je gérer plusieurs intervenants dans le même agenda ?+
Oui. Paramètres → Utilisateurs → chaque utilisateur peut avoir son agenda. En vue Semaine, activez l'option multi-colonnes pour voir tous les agendas côte à côte.
Les clients peuvent-ils réserver en ligne ?+
Si le module Calendly est activé, les clients peuvent réserver depuis un lien public. Les réservations apparaissent automatiquement dans votre agenda.
Comptabilité & FEC
Mon FEC n'est pas équilibré (Débit ≠ Crédit), que faire ?+
Allez dans Comptabilité → Contrôles. Identifiez les écritures orphelines ou mal équilibrées. En général, c'est une écriture manuelle incorrecte. Contactez le support si vous ne trouvez pas.
Mon expert-comptable veut des numéros de comptes différents, comment modifier ?+
Paramètres → Plan comptable → modifiez les numéros de compte selon les instructions de votre comptable. Attention : ne modifiez pas en cours d'exercice si des écritures existent déjà.
Comment transmettre mon FEC à mon expert-comptable ?+
Comptabilité → Export FEC → téléchargez le fichier .txt. Envoyez-le par email sécurisé ou déposez-le sur la plateforme partagée de votre cabinet comptable.
GED & Documents
Où se trouvent mes documents sur le disque ?+
C:\AnimGest_GED\SCT_001\ — chaque module a son sous-dossier (Module_Factures, Module_Devis, etc.) organisé par semaine.
Un PDF n'a pas été archivé en GED, comment l'ajouter manuellement ?+
Dans la fiche concernée (facture, séance, animal), onglet Documents → + Ajouter. Sélectionnez le fichier PDF depuis votre ordinateur. Il sera archivé et tagué automatiquement.
Comment sauvegarder ma GED ?+
Copiez le dossier C:\AnimGest_GED\ sur un disque externe ou un NAS. Utilisez robocopy pour une copie incrémentale. Une sauvegarde nightly automatique est normalement configurée.
Eliot IA
Eliot a fait une erreur, comment annuler ?+
Eliot ne supprime jamais de données. Si une séance ou un devis a été créé par erreur, supprimez-le manuellement depuis l'interface. Toute action Eliot passe par les mêmes API que l'interface normale.
Eliot ne comprend pas ma demande, que faire ?+
Reformulez en étant plus précis. Exemple au lieu de 'fais un devis' → 'crée un devis pour Marie Dupont pour son chien Rex, 5 séances de suivi à 70€ chacune'. Plus c'est précis, mieux c'est.
Puis-je désactiver Eliot ?+
Oui. Paramètres → Modules → Eliot IA → Désactiver. Le bouton disparaît de l'interface. Le logiciel fonctionne parfaitement sans Eliot.
Notes de frais
Comment créer une note de frais ?+
Comptabilité → Notes de frais → + Nouvelle note. Saisissez le titre, la date et cliquez Créer. La note s’ouvre en statut Brouillon. Ajoutez ensuite les lignes de dépense une par une avec la catégorie, le montant TTC et le taux de TVA. Les montants HT et TVA sont calculés automatiquement.
Comment ajouter une dépense à une note de frais ?+
Ouvrez la note (clic sur la ligne dans la liste) → bouton + Ajouter une dépense. Renseignez la date, le libellé, la catégorie (qui pré-remplit le compte PCG), le taux TVA et le montant TTC. Cliquez Ajouter. Les totaux sont recalculés immédiatement.
Quelles sont les catégories de dépenses disponibles ?+
Six catégories pré-paramétrées avec leur compte PCG : Repas / Restauration (6257), Transport / Déplacement (6251), Hébergement (6257), Fournitures / Matériel (6064), Frais postaux (6260), Frais divers (6288). Le compte PCG est modifiable manuellement si besoin.
Comment soumettre une note de frais pour validation ?+
La note doit être en statut Brouillon et contenir au moins une ligne. Cliquez Soumettre en haut à droite. Le statut passe à SOUMISE. Un administrateur peut alors la Valider ou la Rejeter depuis la même page.
Quel est le workflow des statuts d’une note de frais ?+
BROUILLON → SOUMISE → VALIDEE → REMBOURSEE. Un rejet repasse la note en REJETEE. Seules les notes en statut BROUILLON peuvent être modifiées (ajout de lignes). La numérotation suit le format NDF-AAAAMM-XXXX.
Comment exporter les notes de frais en CSV ?+
Comptabilité → Notes de frais → bouton Export CSV. Le fichier téléchargé contient toutes les notes avec leurs lignes : numéro, date, titre, statut, catégorie, compte PCG, montants HT/TVA/TTC. Ouvrez-le dans Excel pour votre comptable.
Puis-je scanner un justificatif avec l’IA ?+
Oui si l’option Eliot est activée. Dans le formulaire de création, cliquez Scan ticket. Prenez une photo du reçu ou importez une image. L’IA (Anthropic) extrait automatiquement le montant, la date et la catégorie. Vérifiez les valeurs avant de valider.
Le numéro NDF est incorrect, que faire ?+
Le numéro NDF-AAAAMM-XXXX est généré automatiquement à la création depuis le compteur mensuel. Il ne peut pas être modifié manuellement. Si une note porte un numéro incorrect (migration), contactez le support pour une correction en base.
GED — Gestion électronique des documents
Où sont stockés les documents dans Anim’Gest ?+
Tous les documents sont stockés sur le disque local du serveur dans C:\AnimGest_GED\SCT_001\. Jamais en base de données ni sur un service cloud. Cette approche garantit confidentialité et performance, et permet une sauvegarde simple par robocopy.
Comment accéder à la GED ?+
Cliquez GED dans le menu latéral. Vous voyez l’arborescence des dossiers à gauche et la liste des documents à droite. Cliquez sur un document pour le télécharger. Les documents sont classés par semaine (Semaine_YYYY_NN) et par module.
Les PDF de factures sont-ils automatiquement archivés ?+
Oui. Chaque génération de PDF (facture, devis, avoir, bon de livraison) est automatiquement enregistrée dans la GED avec horodatage. Le fichier est nommé PIECE_horodatage.pdf et apparaît dans le dossier de la semaine courante.
Comment déposer mes CGV pour qu’elles apparaissent sur les factures ?+
Paramètres → GED → Déposer CGV. Importez votre fichier CGV.pdf. Il sera stocké dans SCT_001/General/CGV.pdf et fusionné automatiquement à chaque génération de PDF de facture et devis. La fusion utilise pdf-lib et n’altère pas le fichier original.
Combien de documents peut contenir la GED ?+
La GED n’a pas de limite théorique. La limite pratique est l’espace disque du serveur. Avec 116 documents actifs pour une année, comptez environ 500 Mo/an pour un usage intensif. La page GED affiche le nombre de documents et permet de naviguer par dossier.
Réseaux sociaux
Comment planifier une publication sur les réseaux sociaux ?+
Réseaux sociaux → onglet + Nouveau post. Sélectionnez le réseau (Facebook, Instagram, Twitter/X, LinkedIn), rédigez votre contenu, et saisissez une date de publication optionnelle. Cliquez Enregistrer. La publication apparaît en statut BROUILLON dans la liste.
Comment connecter mes comptes réseaux sociaux ?+
Paramètres → Réseaux sociaux (ou lien Paramètres en haut de la page). Renseignez l’URL de votre page et le token API pour chaque réseau. Une coche verte indique qu’un compte est configuré. Les tokens ne sont jamais affichés en clair après enregistrement.
Je ne vois aucune publication dans la liste, pourquoi ?+
Vérifiez que vous êtes bien dans l’onglet Publications (premier onglet). Si la liste est vide malgré des publications créées, actualisez la page. Si le problème persiste, vérifiez que la table rs_post existe en base (Paramètres → Diagnostic téchnique).
Quels réseaux sont supportés ?+
Facebook, Instagram, Twitter/X et LinkedIn sont disponibles. La publication automatique nécessite la configuration d’un token API valide pour chaque réseau. Sans token, les publications restent en brouillon dans Anim’Gest et doivent être publiées manuellement.
Séances de groupe
Comment créer une séance de groupe ?+
Agenda → Séances de groupe → + Nouvelle séance de groupe. Définissez le type de séance, la capacité maximale, la date et l’horaire. Une jauge de remplissage (vert/orange/rouge) indique le taux d’occupation en temps réel.
Comment inscrire un client à une séance de groupe ?+
Ouvrez la séance de groupe → + Ajouter participant. Sélectionnez le client et l’animal. Si la capacité maximale est atteinte, l’ajout est bloqué. La facturation individuelle est disponible depuis chaque fiche participant.
Puis-je facturer individuellement dans une séance de groupe ?+
Oui. Chaque participant peut être facturé individuellement avec son propre tarif. Depuis la fiche séance de groupe, cliquez Facturer sur la ligne du participant. Un devis ou une facture est généré(e) pour ce client uniquement.
Webhooks & Intégrations
Comment connecter Calendly pour créer des séances automatiquement ?+
Dans Calendly, configurez un webhook vers votre URL Anim’Gest : http://[votre-ip]/api/webhooks/calendly. À chaque nouvelle réservation Calendly, une séance est automatiquement créée dans Anim’Gest avec les informations du client. Nécessite un accès réseau public (ngrok pour les tests).
Le webhook Calendly ne reçoit aucun événement, que vérifier ?+
Vérifiez que l’URL webhook est accessible depuis l’extérieur (utilisez ngrok pour les tests locaux). Contrôlez les logs Docker (docker logs micro_api) pour voir les requêtes entrantes. Assurez-vous que le port 80 est ouvert et que nginx transmet les requêtes /api/webhooks/.

Comptabilité — Nouveautés S82

Comment accéder à l'export TVA ?

Allez dans Facturation → Export TVA. Sélectionnez la période (ou utilisez les raccourcis mois/trimestre/année) puis cliquez sur Exporter CSV. Le fichier est au format UTF-8 BOM avec séparateur ; pour une compatibilité Excel immédiate.

Comment créer une note de frais ?

Allez dans Comptabilité → Notes de frais → Nouvelle note. Saisissez les lignes de dépenses (catégorie PCG, montant TTC, taux TVA). Soumettez puis faites valider. L'export CSV est disponible depuis la liste des notes.

Pourquoi voit-on BC au lieu d'EDC dans les bilans comportementaux ?

La terminologie a été mise à jour en S82. EDC (Etude De Comportement) devient BC (Bilan Comportemental), conformément à la terminologie officielle du métier. La route est désormais /seances/bc et les tables BDD bc_fiche / bc_probleme.

Comment organiser une séance de groupe avec des tarifs différents ?

Allez dans Séances → Séances de groupe → Nouvelle séance. Définissez la capacité max, le tarif pour 1 animal et le tarif pour 2+ animaux. Ajoutez les participants : le tarif est calculé automatiquement. La jauge de remplissage est visible en temps réel.

Comment créer un devis pré-rempli pour mon métier ?

Depuis la sidebar, cliquez sur Nouveau devis sous votre métier : le formulaire s'ouvre pré-sélectionné avec votre métier. Vous pouvez aussi choisir parmi les 21 modèles prédéfinis (3 par métier, 7 métiers couverts) dans l'onglet Modèles du formulaire de création de devis.