De zéro à opérationnel

Renseignez le nom de votre entreprise, votre forme juridique (EI, EURL, SARL…), votre SIRET, numéro TVA intracommunautaire, adresse complète et téléphone. Ces informations apparaissent sur tous vos documents officiels.

Importez votre logo (PNG ou SVG, fond transparent, max 2 Mo) et votre filigrane optionnel. Ces fichiers sont stockés dans le dossier GED General et lus lors de chaque génération de PDF.

Rédigez ou collez vos CGV. Elles s'ajoutent automatiquement en dernière page de chaque devis et facture. Si vous avez des CGV différentes pour particuliers/professionnels, créez deux versions.

Définissez le préfixe et le numéro de départ pour chaque type de document. Exemple : FAC-2026-0001 pour les factures, DEV-2026-0001 pour les devis. La numérotation est séquentielle et irréversible.

Vérifiez et confirmez les taux de TVA utilisés dans votre activité. Si vous êtes en franchise de TVA (CA < seuil), désactivez la TVA dans vos paramètres. Sinon, configurez les taux 0%, 5,5%, 10% et/ou 20% selon vos prestations.

Saisissez votre IBAN et BIC pour les faire apparaître sur vos factures (virements bancaires). Ces informations ne sont utilisées que pour l'affichage sur les documents — aucune opération bancaire automatique.

Cochez votre activité principale et les activités secondaires : Comportementaliste/Éducateur, Toiletteur, Pet-sitter, Éleveur, Pension/Chenil, Centre équestre, Vétérinaire, Ostéopathe, Sport canin, Naturopathe. Les menus et formulaires s'adaptent à votre sélection.

Renseignez votre numéro ACACED et sa date de validité. Si vous possédez d'autres certifications (BEPA, titre professionnel…), ajoutez-les également. Le logiciel vous alertera 60 jours avant expiration.

Créez vos types de séances avec nom, durée et couleur. Exemples : Bilan Comportemental (1h30, violet), Séance de suivi (1h, bleu), Toilettage complet (1h30, vert), Promenade (45 min, orange). Assignez un article de facturation à chaque type.

Définissez vos horaires quotidiens (début/fin) et vos jours de travail. Ces plages apparaissent dans l'agenda. Les jours fermés sont grisés et n'acceptent pas de réservations en ligne.

Activez uniquement les modules utiles à votre activité. Désactivez les modules inutilisés pour simplifier l'interface. Les modules disponibles : Élevage, Sport canin, Portail Client, GED, RFE, CRM, Réseaux sociaux, Signatures Yousign, Eliot IA.

Choisissez votre couleur principale (utilisée pour les boutons, titres et accents) et votre couleur secondaire. Ces couleurs sont appliquées à toute l'interface via des variables CSS. Elles sont aussi reprises dans les PDF si activé.

Choisissez votre thème préféré. Le mode sombre (par défaut) est conçu pour une utilisation intensive sur écran. Le mode clair est préférable pour les démonstrations et l'impression. Ce réglage est par utilisateur.

Créez un article pour chaque type de prestation : Bilan Comportemental, Séance de suivi individuelle, Cours collectif, Toilettage complet, Promenade, Garde journée, Pension nuit. Définissez le prix de vente HT, le taux de TVA et l'unité.

Si vous vendez des produits physiques (shampoings, accessoires, compléments alimentaires), créez un article par référence avec son code barre, prix d'achat, prix de vente, seuil de stock minimum et fournisseur.

Créez une ou plusieurs grilles de prix si vous avez des tarifs différents selon les clients (tarif standard, tarif fidélité, tarif association). Les grilles sont assignables par client et appliquées automatiquement sur les devis.

Créez des modèles de devis types pour vos forfaits récurrents. Exemple : Forfait Comportementaliste Standard (1 BC + 5 séances), Forfait Toilettage Mensuel (4 séances). Ces modèles accélèrent la création de devis.

Saisissez vos paramètres SMTP : serveur (smtp.gmail.com, ssl0.ovh.net, smtp.office365.com…), port (587 STARTTLS ou 465 SSL), identifiant et mot de passe. Cliquez sur Tester pour vérifier que la configuration fonctionne.

Personnalisez les modèles d'email pour : envoi de devis, envoi de facture, rappel de séance (J-1), relance impayé (niveau 1 et 2), confirmation de réservation pension, compte-rendu de séance. Utilisez les variables {{nom_client}}, {{date_seance}}, etc.

Si vous souhaitez envoyer des rappels de séance par SMS, configurez votre compte Twilio (Account SID, Auth Token, numéro d'expédition). Les SMS sont facturés par Twilio selon votre usage.

Activez et configurez les relances automatiques : délai avant première relance (ex : 7 jours après échéance), délai avant deuxième relance (ex : 15 jours), délai avant mise en demeure (ex : 30 jours). Personnalisez chaque niveau de relance.

Créez votre exercice comptable pour l'année en cours (ex : du 01/01/2026 au 31/12/2026). Toutes les factures et règlements sont rattachés à cet exercice pour le FEC et la balance.

Consultez le plan comptable par défaut et adaptez les numéros de comptes si votre expert-comptable utilise une numérotation différente. Les comptes 411, 706, 707, 445, 512 sont les plus importants à vérifier.

Créez un client fictif (ex : Test Dupont) avec un animal. Créez une séance, un devis, une facture, enregistrez un règlement. Vérifiez que le PDF s'affiche correctement avec votre logo et vos informations. Supprimez ce client de test avant la mise en production.

Depuis une facture de test, envoyez-la à votre propre adresse email. Vérifiez que l'email arrive correctement avec le PDF en pièce jointe, que le nom de l'expéditeur est le bon et que les informations de l'email de test sont correctes.

Générez un premier export FEC avec votre facture de test. Vérifiez que Débit = Crédit. Si votre expert-comptable peut valider ce FEC de test, c'est un excellent signe de conformité avant la mise en production réelle.