01 Étapes du scénario
01
Créer une note de frais
- Comptabilité → Notes de frais → Nouvelle note
- Numérotation automatique :
NF-2606-0042(NF-YYMM-NNNN) - Description et période concernée
- Statut initial : Brouillon
02
Saisir les lignes de dépenses
- Pour chaque dépense : date, libellé, catégorie PCG, montant TTC, taux TVA
- Catégories disponibles : carburant (606100), repas (625700), matériel (606400), déplacements (625100), hôtel (625200), téléphone (626000)
- Le montant HT est calculé automatiquement
- Le total HT et TVA se met à jour en temps réel
💡 Conseil : Conservez vos justificatifs (tickets, factures) au format papier ou photo — obligatoire en cas de contrôle fiscal.
03
Scanner un ticket avec l'IA
- Dans le modal de création : cliquer Scanner un ticket
- Sélectionner une photo du ticket (JPG, PNG, WebP — max 5 Mo)
- L'IA Claude Vision analyse et pré-remplit automatiquement :
- • Date de la dépense
- • Libellé (description courte)
- • Montant TTC et taux de TVA
- • Catégorie PCG (repas, transport, matériel...)
- Le justificatif est automatiquement archivé dans la GED
✓ Bonne pratique : Si la dernière ligne est vide, elle est remplie. Sinon une nouvelle ligne est ajoutée. Vérifiez toujours les valeurs pré-remplies avant validation.
04
Soumettre pour validation
- Vérifier toutes les lignes et le total
- Cliquer Soumettre → statut passe à Soumise
- La note devient non modifiable (repasser en Brouillon si nécessaire)
- Notification envoyée au valideur (souvent comptable ou gérant)
05
Valider et rembourser
- Validée : la dépense est acceptée comptablement
- Écritures comptables générées : 60xx/62xx en débit, 44566 (TVA déductible), 467 (notes de frais salariés)
- Remboursée : le remboursement a été effectué
- Écriture de paiement : 467 crédité / 512 (banque) débité
- Workflow complet : Brouillon → Soumise → Validée → Remboursée
06
Export comptable et FEC
- Export CSV (UTF-8 BOM, séparateur « ; ») pour Excel ou comptable
- Export FEC — journal OD/AC intégrable directement
- Tous les justificatifs scannés accessibles depuis la GED
- TVA déductible automatiquement intégrée dans la déclaration CA3
- Bilan annuel des notes de frais par catégorie PCG