01 Étapes du scénario
01
Architecture de la GED
La GED Anim'Gest stocke les documents sur le disque local du serveur, jamais en base de données (performances + RGPD).
- Racine GED :
C:\AnimGest_GED\SCT_001\(configurable) - Structure : un dossier par module (Clients, Animaux, Séances, Factures, Devis...)
- Sous-dossiers par semaine :
Semaine_2026_22\ - Nom du fichier :
PIECE_horodatage.pdf(ex. FAC_20260528_143042.pdf) - Dossier
General\pour logos, CGV, filigranes communs - Dossier
Widget\pour images et vidéos widget
⚠ Attention : Aucun fichier n'est stocké en base de données (même pas en base64). Tous les fichiers vivent sur disque pour des raisons de performance et de portabilité.
02
Génération automatique de PDF
- À chaque facture créée : PDF généré automatiquement et archivé en GED
- Même chose pour : devis, bons de livraison, ordonnances vétérinaires, contrats
- Entête avec votre logo + couleurs depuis charte graphique
- Filigrane optionnel (PROFORMA, COPIE, ANNULÉ) si applicable
- CGV automatiquement ajoutées en dernière page
- Conservation légale 10 ans pour factures, contrats, ordonnances
03
Upload manuel de documents
- Depuis n'importe quelle fiche (client, animal, séance) : + Document
- Drag & drop ou navigation classique
- Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, WebP, MP4, DOCX
- Taille max par fichier : 50 Mo (configurable)
- Catégorisation auto : carnet vaccins, ordonnance, photo, contrat...
- Description et tags pour faciliter la recherche ultérieure
04
Recherche et consultation
- GED → Recherche globale ou depuis n'importe quelle fiche
- Recherche par nom, catégorie, date, tag, client, animal
- Prévisualisation directe dans le navigateur (PDF embeded, image, vidéo)
- Téléchargement individuel ou ZIP en lot
- Tri par récent / volumineux / catégorie
- Filtre par période (utile pour audit, contrôle)
05
Partage sécurisé avec le client
- Tous les documents liés à un client sont accessibles depuis son portail
- Le client voit uniquement ses documents (filtrage par TIE_ID)
- Lien magique à envoyer (valable 7 jours) pour accès ponctuel sans portail
- Téléchargement direct depuis le portail (CB sur facture, contrat à signer)
- Notification email dès qu'un nouveau document est mis à disposition
06
Sauvegarde et redondance
- Sauvegarde quotidienne automatique sur NAS (RAID 6)
- Sauvegarde secondaire externe (G:\ ou cloud chiffré) hebdomadaire
- Rotation : 30 jours quotidienne, 12 semaines hebdo, 12 mois mensuelle, 7 ans annuelle
- Restauration témoin testée mensuellement
- Tâche planifiée Windows ou cron Linux pour automatisation
- Logs de sauvegarde consultables depuis Paramètres → Maintenance
✓ Bonne pratique : Une bonne sauvegarde respecte la règle 3-2-1 : 3 copies, sur 2 supports différents, dont 1 hors site.
07
RGPD et conformité
- Conservation légale par type :
- • Factures et comptable : 10 ans
- • Contrats : durée + 10 ans après fin de relation
- • Données marketing (RGPD) : 3 ans après dernier contact
- • Registres réglementaires : 5 ans
- Droit à l'oubli RGPD : suppression sur demande client (sauf obligations légales)
- Export RGPD : tous les documents personnels d'un client en un ZIP
- Chiffrement au repos recommandé (BitLocker Windows, LUKS Linux)