01 Étapes du scénario
01
Configurer les fournisseurs
- Tiers → Fournisseurs → + Nouveau fournisseur
- Raison sociale, SIRET, TVA intracommunautaire, RIB
- Coordonnées : email principal pour envoi BC, tél, adresse
- Conditions commerciales : délai paiement (30j par défaut), remise globale
- Catégorie : Aliments, Médicaments, Matériel, Services...
02
Créer un bon de commande (BC)
- Achats → Bons de commande → + Nouveau BC
- Sélectionner le fournisseur (auto-complétion)
- Date de commande, date de livraison souhaitée
- Lignes : article, quantité, prix d'achat unitaire HT, TVA
- Total HT/TTC calculé automatiquement
- Numéro BC :
BC-2606-0034 - Génération PDF et envoi email automatique au fournisseur
03
Réceptionner un bon de livraison (BL)
- À la réception physique des marchandises
- Achats → Bons de livraison → + Nouveau BL
- Lier au BC d'origine (ou plusieurs BC si livraison groupée)
- Vérifier les quantités reçues vs commandées
- Saisir les numéros de lot ou DLC pour produits sensibles
- Le stock est incrémenté automatiquement à la validation
- PMP recalculé selon les nouveaux prix d'achat
💡 Conseil : Si vous n'utilisez pas les BC formellement, vous pouvez saisir le BL directement à partir de la facture fournisseur — le stock se met à jour pareil.
04
Enregistrer la facture fournisseur (FF)
- Achats → Factures fournisseurs → + Nouvelle FF
- Lier au BL reçu (ou plusieurs BL si facture groupée)
- Saisir le numéro de facture fournisseur (référence externe)
- Date facture, date d'échéance (30j en général)
- Vérifier les montants vs BL/BC (alerte si écart)
- Écriture comptable générée : 6xx (charges) / 44566 (TVA déductible) / 401 (fournisseur)
- Archive PDF de la facture en GED
05
Régler la facture fournisseur
- À l'échéance : Achats → FF → Marquer comme payée
- Mode de paiement : virement SEPA, chèque, prélèvement
- Écriture comptable générée : 401 / 512 (banque)
- Le compte fournisseur est soldé automatiquement
- Tableau de bord : factures à payer cette semaine / ce mois
06
Retour produit (BR fournisseur)
- Produit non conforme ou cassé à réception
- Achats → Bons de retour → + Nouveau BR
- Lier au BL ou à la FF d'origine
- Lignes : article retourné, quantité, motif (cassé/défectueux/non conforme)
- Le stock est décrémenté automatiquement
- PDF généré et envoyé au fournisseur
07
Demande d'avoir fournisseur (DAF)
- Après envoi du BR : Achats → Demandes d'avoir → + Nouvelle DAF
- Lier au BR d'origine (lignes pré-remplies)
- Justification (motif, photos) en pièces jointes GED
- Envoi au fournisseur (PDF + email)
- Suivi du statut : Demandée → Acceptée → Refusée
08
Avoir fournisseur (AF) reçu
- Quand le fournisseur accorde l'avoir : enregistrer l'avoir fournisseur
- Achats → Avoirs fournisseurs → + Nouvel AF
- Lier à la DAF acceptée
- Saisir le numéro AF fournisseur, montants, date
- Écriture comptable inverse : 401 (crédit) / 6xx + 44566 (débit)
- L'avoir vient en déduction sur la prochaine facture à payer
09
Statistiques achats et pilotage
- Achats → Tableau de bord : KPI fournisseurs
- Top fournisseurs par volume d'achat sur la période
- Marges par produit et par fournisseur
- Échéances à payer dans les 7/15/30 prochains jours
- Comparaison de prix entre fournisseurs sur articles identiques
- Export CSV/PDF pour expert-comptable
- Toutes les pièces sont archivées 10 ans en GED (BC, BL, FF, BR, DAF, AF)