01 Étapes du scénario
01
Configurer le module Associations
- Paramètres → Mon métier : activer Associations
- Informations association : nom, SIRET, RNA, adresse, email contact
- Statut : reconnue d'intérêt général (pour reçus fiscaux)
- Tarifs adhésion : normal, réduit, famille, durée validité
- Générer le token d'adhésion public depuis Paramétrage adhésion
💡 Conseil : L'URL publique du formulaire d'adhésion peut être partagée sur votre site, vos réseaux sociaux et impriimée en QR code avant même votre premier événement.
02
Créer les premiers membres
- Associations → Membres → + Nouveau membre
- Saisir : nom, prénom, email, téléphone, date naissance (optionnel)
- Numéro de membre attribué automatiquement en séquence
- Import CSV : pour un club existant, importez votre liste en un clic
- Alternative : partager le formulaire public — inscriptions directement en attente de validation
03
Enregistrer les adhésions
- Associations → Adhésions → + Nouvelle adhésion
- Sélectionner le membre, le tarif et la date de début
- Date de fin calculée automatiquement selon la durée du tarif
- Statut initial : En attente → passer à Actif après règlement
- Renouvellement : bouton dans la fiche adhésion
- Tableau de bord : adhésions actives + celles expirant dans les 30 jours
04
Générer les reçus fiscaux Cerfa
- Associations → Reçus fiscaux → + Nouveau reçu
- Sélectionner le membre, montant et nature : cotisation ou don
- Reçu généré au format Cerfa 11580*03 conforme à la réglementation
- Envoi par email directement depuis la fiche reçu
- Numérotation automatique et archivage dans la GED
💡 Conseil : Le reçu Cerfa permet au membre de déduire jusqu'à 66% du montant versé de son impôt sur le revenu (dans la limite de 20% du revenu imposable).
05
Organiser un événement
- Associations → Événements → + Nouvel événement
- Renseigner : titre, date, lieu, description, capacité max, tarif inscription
- Statut initial : Ouvert — les inscriptions sont acceptées
- Inscrire les membres manuellement ou activer le formulaire public
- Jauge de capacité mise à jour à chaque inscription
- Types : stage, conférence, portes ouvertes, concours, AG, sortie terrain
06
Gérer les inscriptions et le check-in
- Fiche événement : liste des inscrits avec statut Inscrit/Présent/Absent
- Bouton Check-in sur chaque participant pour valider la présence
- Compteur de présents mis à jour en temps réel
- Export de la liste pour la feuille d'émargement
- Le check-in fonctionne parfaitement depuis un smartphone (idéal entrée événement)
07
Coordonner les bénévoles avec le kanban
- Associations → Tâches : kanban visuel par statut
- Colonnes : À faire — En cours — Terminé
- Créer une tâche : titre, description, responsable, échéance, priorité
- Glisser-déposer les cartes pour faire avancer les tâches
- Exemples : préparation salles, communication réseaux, logistique matériel
08
Utiliser le formulaire d'adhésion public
- Associations → Paramétrage adhésion : copier l'URL publique
- Partager sur : site web, Facebook, Instagram, email, QR code imprimé
- Le candidat remplit : nom, prénom, email, tél, tarif souhaité
- La demande apparaît dans Membres en attente de validation
- Valider → membre créé et adhésion enregistrée automatiquement
✓ Bonne pratique : Le formulaire public élimine toute ressaisie manuelle — le membre saisit lui-même ses informations.
09
Suivre les indicateurs clés
- Associations (accueil module) : tableau de bord KPIs
- Membres totaux, adhésions actives, événements ouverts, tâches en cours
- Alertes adhésions expirant dans les 30 jours
- Historique des renouvellements et taux de fidélisation
- Reporting : exports CSV des listes pour vos rapports d'AG
10
Comptabilité et clôture annuelle
- Cotisations et dons intégrés dans le bilan via les reçus fiscaux
- Notes de frais bénévoles : saisie avec justificatif
- Export CSV adhésions + reçus pour le commissaire aux comptes
- Générer les reçus fiscaux annuels pour tous les membres en un clic
- Archive GED : tous les documents conservés et horodatés
💡 Conseil : Les reçus Cerfa 11580*03 sont conformes aux obligations fiscales des associations reconnues d'intérêt général.