Notice d'utilisation

Se connecter et s'orienter

• Ouvrir Anim'Gest à l'adresse fournie (en local ou via votre nom de domaine)
• Saisir email et mot de passe — clic Se connecter
• L'écran d'accueil affiche votre tableau de bord personnalisé selon votre métier
• Le menu latéral gauche regroupe tous les modules ; le contenu central change selon votre sélection
• En haut à droite : votre nom, profil utilisateur, et bouton de déconnexion

Activer le widget Eliot (si licence active)

Le bouton flottant en bas à droite ouvre le chat avec votre assistant IA. Posez vos questions en langage naturel : recherche de clients, statistiques, création de séances et de devis sous confirmation.

Lecture du tableau de bord métier

• KPIs du jour : RDV prévus, chiffre d'affaires en cours, factures impayées
• Graphique d'évolution du CA (mois en cours vs mois précédent)
• Top clients par CA depuis le 1er janvier
• Actions urgentes : factures en retard, devis à relancer, RDV non confirmés
• Accès rapide aux modules les plus utilisés

Créer un dossier client

• Clients → + Nouveau client : nom, email, téléphone, adresse (géolocalisée auto)
• Ajouter une ou plusieurs fiches animal (espèce, race, identification, vétérinaire référent)
• Documents associés : carnet de vaccins, contrats, photos — stockés en GED
• Historique complet : séances, devis, factures visibles depuis la fiche
• Activation du portail client en 1 clic depuis la fiche

Rechercher efficacement

• Barre de recherche globale (en haut) : nom, téléphone, numéro de puce animal
• Filtres avancés : espèce, race, ville, dernière séance, CA total
• Carte des clients géolocalisés (vue Leaflet) pour visualiser votre zone

Naviguer dans l'agenda

• Vues disponibles : jour, semaine, mois — choisir selon vos besoins
• Drag & drop pour déplacer un RDV (mise à jour automatique du client)
• Couleurs par type de séance (configurables dans Paramètres → Types séance)
• Créer un RDV : clic sur un créneau libre → saisir client + animal + type
• Tarif pré-rempli selon le type de séance et le métier
• Rappels automatiques J-1 par SMS/email (configurable)

Cycle complet de facturation

• Création devis → envoi par email + signature Yousign → statut Signé
• Conversion en facture : acompte 30%, puis solde à la fin de la prestation
• Conformité NF525 : facture validée = non modifiable (créer un avoir si erreur)
• Avoir total (annulation) ou partiel (remise a posteriori)
• Relances automatiques en cas d'impayé (J+7, J+15, J+30)
• Indemnité forfaitaire 40€ ajoutée automatiquement (art. L441-10 C. com.)

Enregistrer un règlement

• Depuis la fiche facture : bouton + Règlement
• Modes : CB, virement SEPA, chèque, espèces, Stripe (auto)
• Paiement échelonné possible : plusieurs règlements partiels sur la même facture
• Écriture comptable auto : 512 (banque) / 411 (client)
• Export CSV des règlements par période et mode de paiement

Gérer le stock en temps réel

• Articles créés dans Paramètres → Articles (avec seuil d'alerte)
• Consommation pendant les séances : déduction automatique du stock
• PMP (Prix Moyen Pondéré) recalculé à chaque entrée
• Réapprovisionnement : alerte dès que seuil atteint → générer un BC fournisseur
• Inventaire physique annuel obligatoire pour le bilan

Cycle d'achat fournisseur

• BC (bon de commande) → envoi auto au fournisseur par email
• BL (bon de livraison) à réception → stock incrémenté
• FF (facture fournisseur) → échéance 30j typique
• BR (bon de retour) si non-conforme → DAF (demande d'avoir) → AF (avoir reçu)

Stockage et recherche de documents

• Tous les PDF générés (factures, devis, contrats) sont archivés automatiquement
• Upload manuel possible depuis n'importe quelle fiche (drag & drop)
• Recherche par nom, catégorie, client, animal, période
• Prévisualisation PDF/image directement dans le navigateur
• Téléchargement individuel ou ZIP en lot
• Tous les documents liés à un client sont accessibles dans son portail

Saisir une note de frais

• Comptabilité → Notes de frais → + Nouvelle
• Pour chaque ligne : date, libellé, catégorie PCG, montant TTC, taux TVA
• OCR IA : scanner un ticket avec l'appareil photo → champs pré-remplis automatiquement
• Workflow : Brouillon → Soumise → Validée → Remboursée
• Catégories PCG : carburant (606100), repas (625700), matériel (606400)...
• Justificatifs scannés automatiquement archivés en GED

Conserver une comptabilité saine

• Écritures comptables générées automatiquement : ventes, règlements, achats, paie
• Balance et grand-livre consultables à tout moment
• Export FEC normalisé (18 colonnes, format DGFiP) pour expert-comptable
• Export TVA par taux (0%, 5,5%, 10%, 20%) pour déclaration CA3
• Clôture annuelle : verrouillage des écritures + bilan

Activer et utiliser le portail client

• Depuis la fiche client : Activer le portail → email avec lien magique envoyé
• Le client crée son mot de passe et accède aux onglets : animaux, séances, factures, documents
• Signature de devis directement depuis le portail (Yousign intégré)
• Paiement CB sécurisé via Stripe Checkout
• Personnalisation aux couleurs de votre marque (white-label)

Utiliser Eliot au quotidien

• Ouvrir le widget Eliot (bouton flottant en bas à droite)
• Demandes type : "Quel CA depuis le 1er janvier ?", "Quels chiens ont un vaccin rage expirant ?"
• Création guidée : "Crée une séance pour Marie Dupont demain 14h" → confirmation requise
• Aucune action irréversible sans confirmation explicite
• Boucle agentique : Eliot enchâine plusieurs outils pour répondre à une question complexe
• Voir le scénario Eliot — Assistant IA pour les exemples détaillés

Tenir les registres réglementaires

• Registre carnivores DDPP (arrêté 3 avril 2014) : entrée auto dès qu'un chien/chat est accueilli
• Registre sanitaire séjour : état à l'arrivée et au départ
• Registre des événements : incidents sanitaires documentés
• Conservation légale : 5 ans à compter du dernier enregistrement
• Export PDF horodaté disponible pour contrôle DDPP

Consulter vos statistiques

• CA par période (jour, semaine, mois, année, comparaison N-1)
• Top clients par CA, fréquence, ancienneté
• Répartition par espèce, race, métier (si multi)
• Taux de conversion : leads → clients, devis → factures
• ROI campagnes marketing email (ratio moyen 17×)
• Export CSV de tous les indicateurs

Utiliser Anim'Gest en mobilité

• Interface 100% responsive : smartphone, tablette, ordinateur portable
• Ajouter en raccourci sur l'écran d'accueil (PWA) pour un accès 1-clic
• Check-in pension/registres directement depuis le mobile en moins d'1 minute
• Photo souvenir post-séance et envoi au client en quelques clics
• Réponse aux urgences SAV en mobilité
• Compte-rendu de séance dicté (Web Speech API) sur navigateur compatible