Tronc commun · Achats · Chantier A3
La note de frais, un module agnostique dès l'origine.
Un flux distinct de la chaîne fournisseur : une dépense engagée par une personne, un justificatif photographié, un remboursement. Conçu tronc commun dès le départ — pas extrait après coup, mais bâti agnostique et instancié dans les deux produits.
Note de l'éditeur
Contrairement à A1 et A2 qui sont produit puis extraits, A3 est pensé tronc dès la première ligne. La note de frais est un concept universel — pas une spécificité d'un métier ou d'un produit. On la bâtit une fois, agnostique, et chaque produit l'instancie. C'est l'occasion de faire du tronc par construction, pas par refactoring.
L'intention
Une note de frais n'a ni commande, ni fournisseur-tiers, ni bon de livraison.
C'est une dépense engagée par une personne : un déplacement, un repas, un achat ponctuel, avancée de sa poche ou sur une carte de la structure. Le justificatif (ticket, reçu, facture) est photographié, l'OCR en extrait le montant, la date, la nature, et la note validée génère un remboursement (si avance personnelle) et l'écriture comptable correspondante.
Le flux est fondamentalement différent de la chaîne fournisseur (A1/A2) : pas de rapprochement à une commande, pas de BL. C'est pourquoi c'est un module autonome — et pourquoi il peut avancer en parallèle de A1/A2 sans les bloquer.
Les deux produits
Ici, Anim'Gest apporte l'expérience ; Cockpit'Gest, le terrain neuf. Le tronc est la cible commune.
Anim'Gest · référence
A déjà un pipeline
Anim'Gest possède un flux de notes de frais et un OCR de justificatifs (pipeline Vision constaté).
- Notes de frais existantes (à constater)
- OCR justificatif déjà en place
- Source d'inspiration pour le modèle tronc
Cockpit'Gest · neuf
Greenfield
Cockpit'Gest n'a pas de notes de frais : c'est une page blanche, idéale pour consommer directement le module tronc.
- Aucun existant à réconcilier
- Moteur Eliot agnostique disponible
- Compta versionnée prête à brancher
La bonne approche : ne pas dupliquer le module Anim dans Cockpit, mais concevoir un module tronc agnostique qui s'inspire de l'expérience Anim et que les deux produits consomment. Anim migrera dessus ; Cockpit le prend directement.
Le flux
Photographier, lire, valider, rembourser.
1. Capture — la personne photographie son justificatif. 2. Extraction — l'OCR lit montant, date, TVA éventuelle, nature de dépense. 3. Validation — un valideur (souvent un responsable) approuve ou rejette. 4. Génération — la note approuvée déclenche le remboursement (compte de personnel) et l'écriture de charge. La validation reste humaine, comme partout dans la chaîne Achats.
Le maillon comptable
Une note de frais est une charge, et souvent une dette envers la personne.
Elle s'impute avec des comptes de charges (classe 6) selon la nature (déplacement, repas, fournitures), une éventuelle TVA déductible (44566) si le justificatif le permet, et une contrepartie : soit un compte de personnel (42x) si la personne a avancé (dette à rembourser), soit une banque/caisse si payé directement par la structure.
Écriture type — note de frais (avance personnelle)
| Compte | Libellé | Sens |
|---|---|---|
| 6xx | Charge (déplacement, repas...) | Débit HT |
| 44566 | TVA déductible (si applicable) | Débit TVA |
| 42x | Personnel (à rembourser) | Crédit TTC |
Comme A2, ce maillon touche le FEC et suppose une imputation. Il partage donc le même gate : ne rien écrire en comptabilité avant d'avoir inspecté ce que le moteur FEC consomme dans chaque produit.
Ce qui est tronc, ce qui est produit
A3 est tronc par construction : le curseur penche fortement vers le tronc.
Tronc commun (l'essentiel)
Le module lui-même
- Modèle note de frais + lignes + justificatif
- Cycle de validation (soumise / approuvée / rejetée)
- Cœur OCR justificatif (Eliot)
- Catégories de dépense agnostiques
- Écrans (saisie, validation)
Produit (le minimum)
Le branchement
- Imputation comptable (plan de comptes propre)
- Lien au référentiel des personnes du produit
- Politique de remboursement (si spécifique)
Règles de gestion
- Validation manuelle — l'OCR pré-remplit ; un valideur approuve. Aucune note ne génère de remboursement ni d'écriture sans approbation explicite.
- Tronc par construction — le module est agnostique dès la conception ; aucune valeur produit (nommage métier, plan de comptes) n'est codée en dur dans le cœur.
- Justificatif obligatoire et archivé — toute note porte son justificatif, archivé en GED ; pas de remboursement sans pièce.
- Imputation versionnée — l'écriture comptable vit dans un service versionné, jamais dans une procédure stockée (règle commune à toute la chaîne).
- Séparation des rôles — la personne qui soumet n'est pas celle qui approuve ; le cycle de validation le garantit.
- Autonomie — A3 ne dépend ni de A1 ni de A2 ; il peut être bâti en parallèle sans bloquer la chaîne fournisseur.
INV préalable — bloquant des deux côtés
Constater avant de concevoir le module tronc.
L'INV Anim'Gest est ici particulièrement utile : Anim a déjà un module de notes de frais, qui sert de modèle d'inspiration pour le tronc. L'INV Cockpit confirme surtout le point de branchement (personnes, compta).
INV Anim'Gest · inspiration
Dans le projet dédié
- Modèle de notes de frais existant
- Pipeline OCR justificatif : réutilisable ?
- Cycle de validation en place ?
- Impact procédure stockée (compta)
INV Cockpit'Gest · branchement
CC-READ, base de dev
- Référentiel des personnes / utilisateurs
- Point d'extension compta (charges, personnel)
- Moteur Eliot : greffe OCR justificatif
- GED : archivage justificatif
Le module étant destiné au tronc, l'INV oriente directement la conception agnostique : on extrait de l'expérience Anim ce qui est universel, on écarte ce qui est spécifique. Aucun build avant ces constats.
Le module qui prouve le tronc par construction.
A3 est l'occasion de bâtir tronc dès la première ligne, plutôt que d'extraire après coup. La note de frais est un concept universel : un module agnostique, inspiré de l'expérience Anim'Gest, consommé directement par Cockpit'Gest. Autonome, parallélisable, il complète la chaîne Achats par le flux des dépenses individuelles — et sert de banc d'essai à la discipline tronc de No Sage's Editor.